Informativa Privacy WhatsApp Business

Ultimo aggiornamento: 1 novembre 2026

1. Chi tratta i dati

Rentals Sardinia, P.IVA/CF 01695550911, fornisce DomoHub e tratta i dati necessari alla configurazione, sicurezza e funzionamento tecnico dell'integrazione. Contatto: info@domohub.app.

Il property manager, host o gestore che comunica con l'ospite tramite il proprio account WhatsApp Business determina finalità e contenuto delle comunicazioni e opera, di regola, come titolare del trattamento. DomoHub tratta i dati della conversazione per suo conto quale fornitore e responsabile del trattamento. Il nome e i contatti del gestore possono essere richiesti direttamente alla struttura che ha avviato la comunicazione.

2. Dati trattati

• numero di telefono e identificativo WhatsApp dell'ospite;
• nome del profilo WhatsApp, quando reso disponibile da Meta;
• testo dei messaggi e delle risposte, pulsanti o scelte effettuate;
• data, ora, direzione e stato tecnico dei messaggi, ad esempio inviato, consegnato o letto;
• identificativi tecnici del messaggio, dell'account WhatsApp Business e del numero collegato;
• eventuali didascalie o indicatori tecnici di allegati. DomoHub non scarica automaticamente il contenuto degli allegati salvo attivazione di una funzione che lo richieda e previa adeguata informazione.

I dati provengono dall'interessato, dal gestore della struttura e dalla piattaforma WhatsApp Business attraverso le API e i webhook messi a disposizione da Meta.

3. Perché vengono usati

• inviare informazioni operative sulla prenotazione e il link per il check-in;
• rispondere alle richieste dell'ospite prima, durante e subito dopo il soggiorno;
• inoltrare la conversazione al gestore quando serve assistenza umana;
• verificare consegna, errori e sicurezza del servizio;
• documentare il consenso o la richiesta di non ricevere ulteriori messaggi, quando necessario.

Le basi giuridiche sono l'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall'interessato, gli obblighi legali connessi al soggiorno e il legittimo interesse alla gestione dell'assistenza e della sicurezza. Per messaggi promozionali o non strettamente collegati al soggiorno è richiesto il consenso quando previsto dalla legge.

4. Regole di utilizzo

I dati ricevuti tramite WhatsApp sono utilizzati esclusivamente per sostenere la comunicazione con quella persona e per fornire il servizio richiesto. Non sono venduti, usati per costruire profili pubblicitari, combinati per tracciare l'utente fuori dalla conversazione o condivisi con altri ospiti. DomoHub e il gestore devono rispettare le regole di opt-in e le finestre di messaggistica previste da WhatsApp; fuori dalla finestra consentita vengono utilizzati soltanto modelli approvati da Meta.

Non inviare in chat numeri completi di carte di pagamento, password, credenziali, documenti di identità completi, dati sanitari o altri dati particolarmente sensibili. Il link di check-in indirizza a un'area dedicata e protetta: i documenti necessari al soggiorno devono essere caricati lì e non nella conversazione WhatsApp.

5. Assistente automatico e passaggio a un operatore

Se il gestore abilita l'assistente automatico, il contenuto pertinente degli ultimi messaggi e le informazioni strettamente necessarie sulla prenotazione possono essere trasmessi al provider di intelligenza artificiale configurato per generare una risposta. Il provider opera secondo accordi e istruzioni coerenti con la finalità di assistenza e non può utilizzare i dati per finalità proprie incompatibili.

L'assistente non prende decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi. L'ospite può chiedere in qualsiasi momento di parlare con una persona; in caso di dubbio, richiesta delicata o mancata soluzione la conversazione viene sospesa per consentire l'intervento del gestore. Sono inoltre disponibili i normali contatti della struttura o del servizio di assistenza.

6. Meta, fornitori e trasferimenti internazionali

I messaggi transitano attraverso la WhatsApp Business Platform. Meta/WhatsApp tratta dati e metadati secondo i propri termini, la propria informativa e, quando applicabile, le WhatsApp Business Data Processing Terms. Possono inoltre intervenire fornitori di hosting, sicurezza e intelligenza artificiale limitatamente alle funzioni attivate.

Alcuni trattamenti possono avvenire fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi si applicano le garanzie previste dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard. Consulta anche i termini sul trattamento dei dati di WhatsApp Business.

7. Conservazione minima

DomoHub conserva il contenuto delle conversazioni soltanto quando serve a rendere disponibile l'inbox al gestore, fornire assistenza e mantenere il contesto immediato del soggiorno. Il contenuto è conservato, di regola, per non oltre 30 giorni dalla conclusione della conversazione, quindi viene cancellato o reso anonimo.

Identificativi e metadati strettamente necessari per sicurezza, diagnosi degli errori, prova dell'opt-in o gestione dell'opt-out possono essere conservati più a lungo, in forma minimizzata, per il periodo necessario alla relativa finalità. Una conservazione ulteriore è ammessa solo per obblighi di legge, richieste dell'autorità o tutela in una contestazione. Meta e l'app WhatsApp applicano tempi di conservazione autonomi sui propri sistemi.

8. Come interrompere i messaggi

L'interessato può chiedere in chat di non ricevere ulteriori comunicazioni o contattare direttamente il gestore. La richiesta viene registrata per evitare nuovi messaggi non necessari. Le comunicazioni indispensabili per obblighi legali o per gestire una richiesta già in corso possono essere inviate nei limiti consentiti dalla legge.

9. Diritti e cancellazione dei dati

L'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, quando applicabili. La richiesta può essere inviata al gestore che ha avviato la conversazione oppure a info@domohub.app indicando nell'oggetto “Cancellazione dati WhatsApp DomoHub”, il numero di telefono in formato internazionale e il nome della struttura o dell'azienda con cui si è comunicato.

Dopo le verifiche necessarie a evitare cancellazioni non autorizzate, i dati presenti nei sistemi DomoHub vengono cancellati o anonimizzati senza ingiustificato ritardo e, normalmente, entro 30 giorni, salvo obblighi di conservazione. La cancellazione da DomoHub non elimina automaticamente le copie presenti sul dispositivo del gestore, sul dispositivo dell'interessato o nei sistemi gestiti autonomamente da Meta.

10. Reclamo, contatti e aggiornamenti

È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per domande o richieste: info@domohub.app. La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche o delle condizioni Meta; la versione corrente resta disponibile a questo indirizzo.

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Per gli altri trattamenti effettuati tramite DomoHub consulta l' Informativa Privacy generale.